Privacy Policy

Er zijn situaties waarin jouw gegevens door SOG verzameld worden. Het is daarom goed dat jij weet wat daarmee gedaan wordt en hoe je jouw wensen rondom jouw gegevens kan aangeven. Als je hier verder nog vragen over hebt, neem dan gerust contact op!

 

info@studentenorganisatie.nl

Bezoekadres: Muurstraat 12-16 | 9712 EN Groningen Postadres: Postbus 72 | 9700 AB Groningen

KVK Nr. 40023028

 

Doeleinden persoonsgegevens

Er wordt voor een aantal doeleinden persoonsgegevens verzameld door SOG. Het gaat om je naam, je geboortedatum, je adres, je telefoonnummer, je e-mailadres, je geslacht, je studiegegevens en je bankgegevens. Deze gegevens vul je in tijdens het aanmelden voor het lidmaatschap. De doelen van deze gegevens worden hieronder toegelicht.

 

01.  Het versturen van nieuwsbrieven

SOG stuurt via een maandelijkse e-mail nieuwsbrieven om onze leden op de hoogte te stellen van de activiteiten binnen de vereniging.

 

02.  Contributie afschrijven

SOG schrijft eens per jaar de contributie af via het bankrekeningnummer die je aan ons hebt doorgegeven bij je inschrijving.

 

03.  Contact opnemen

SOG kan via je mail of je telefoonnummer contact met je opnemen over wijzigingen in je gegevens, voor persoonlijke uitnodigingen of over bijvoorbeeld de afschrijving van de contributie.

 

04.  Verspreiding Ruggegraat

SOG verstuurt een aantal keer per jaar haar verenigingsblad, de Ruggegraat, naar het postadres dat je hebt opgegeven bij inschrijving.

 

Ontvangers gegevens

De gegevens die SOG ontvangt en verwerkt worden beheerd d.m.v.:

 

01.  PC Leden

Alle gegevens van leden worden verwerkt en opgeslagen via het programma PC Leden.

 

02.  Mailchimp

De nieuwsbrieven worden verzonden met Mailchimp. Op het moment dat jij je aanmeldt voor de nieuwsbrief, worden jouw e-mailadres en voornaam automatisch opgeslagen in de daarvoor bestemde lijst binnenMailchimp.

 

03.  Gmail

De e-mail van SOG wordt gehost bij Gmail. Als jij contact opneemt via de formulieren of via de mail, worden die betreffende mails opgeslagen op de servers van Gmail.

 

04.  Harde Schijf

Alle gegevens worden bewaard op een externe harde schijf.

 

05.  CUOS

Het Centraal Uitvoeringsorgaan voor de Studentenorganisaties (CUOS) ontvangt eens per jaar de actuele ledenlijst van SOG, met daarin je naam, je geslacht, je geboortedatum en je studentnummer. Dit moet SOG doorgeven voor het aanvragen van subsidies, zodat wij onze evenementen kunnen organiseren.

 

Opslagperiode

Jouw gegevens worden voor langere tijd bewaard door SOG, maar niet langer dan nodig is voor het uitvoeren van activiteiten, dit wil zeggen dat een jaar na je uitschrijving al je persoonsgegevens wordenverwijderd van ons netwerk. Dit geldt echter niet als je actief bent geweest binnen SOG (dat wil zeggen, jefractie- ,bestuurs- of commissielid bent geweest). Dit laatste om ons alumni-netwerk zo breed mogelijk te houden. Voor dit doeleinde zullen je naam en je e-mailadres bewaard blijven.

Beveiliging

Na jouw inschrijving zal er een kopie van je gegevens fysiek worden bewaard in onze ledenadministratie.Deze, en de externe harde schijf waar ook kopieën te vinden zijn, is alleen in te zien door mensen die in het bezit zijn van een sleutel van ons kantoor, wat in dit geval alleen bestuursleden zijn.

 

Alle gegevens die online worden bewaard, in bovengenoemde verwerkingsprogramma’s, zijn alleen beschikbaar voor de secretaris van het bestuur. Het wachtwoord voor deze programma’s is namelijk alleen in bezit van de secretaris.

 

Rechten

01.  Recht op inzage

Je hebt het recht om ten alle tijden jouw gegevens op te vragen die bij SOG vastgelegd en bewaardworden. Dit doe je door een e-mail te sturen naar info@studentenorganisatie.nl. Je krijgt dan een overzichtvan jouw gegevens. Wel vragen we je om jezelf te identificeren, door een kopie van je id-bewijs naar ons te sturen, waarbij de pasfoto, de nummers onderaan het paspoort, id-bewijsnummer en BSN onleesbaar zijngemaakt.

 

02.  Recht op rectificatie

Kloppen je gegevens niet? Of zijn je gegevens veranderd? Je hebt het recht om dit te laten rectificeren doorSOG. Je gegevens omtrent de nieuwsbrief kun je aanpassen via de daarvoor bestemde url onderaan elkemail.

 

03.  Recht op wissen van gegevens

Wil je niet langer dat jouw gegevens bij SOG vastgelegd zijn? Dan heb je het recht op het laten wissen van jouw gegevens. Dit doe je door een e-mail te sturen naar info@studentenorganisatie.nl en je af te melden van het lidmaatschap van de SOG. Als je actief lid bent geweest, zoals bovengenoemd uitgelegd, en je toch wilt dat al jouw gegevens verwijderd worden, kan je dat aangeven in deze mail.

 

04.  Recht op indienen van een klacht

Je hebt het recht om een klacht in te dienen bij Autoriteit Persoonsgegevens, als je vindt dat SOG niet op de juiste manier met jouw gegevens omgaat. Dit kan via de site van Autoriteit Persoonsgegevens.

 

Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de SOG zelf, mocht je opmerkingen hebben over de manier waarop wij met jouw gegevens omgaan. Dit kan door een mail te sturen naar info@studentenorganisatie.nl.

 

Plichten

SOG verwerkt persoonsgegevens op grond van toestemming van de betrokkene, deze toestemming wordtverleend wanneer je je aanmeldt als lid van de SOG. Daarnaast verwerkt SOG persoonsgegevens op grond van gerechtvaardigd belang, namelijk een commercieel belang. Denk hierbij aan het afschrijven van de contributie. SOG zal jouw gegevens nooit doorverkopen aan derden.

 

De gegevens die verplicht zijn om aan te leveren, zijn de minimale benodigde gegevens voor het aanbieden van de diensten of producten zoals de nieuwsbrief of de Ruggegraat. Als de verplichte gegevens nietworden aangeleverd, kan SOG de betreffende dienst niet aanbieden.

 

Mocht het nodig zijn gegevens die hebt gedeeld met SOG met anderen dan de hierboven genoemde partijen te delen, dan zal daar eerst jouw toestemming voor worden gevraagd.

 

SOG behoudt zich het recht de gegevens te openbaren wanneer dit wettelijk is vereist dan wel wanneer SOG dit gerechtvaardigd acht om te voldoen aan een juridisch verzoek/proces of om de rechten, eigendom of veiligheid van SOG te beschermen. Daarbij trachten wij altijd jouw recht op privacy zoveel mogelijk te respecteren.

 

Tot slot

Heb je nog vragen? Neem gerust contact op via onderstaande contactgegevens. info@studentenorganisatie.nl

Bezoekadres: Muurstraat 12-16 | 9712 EN Groningen

Postadres: Postbus 72 | 9700 AB Groningen KVK Nr. 40023028